Il est conseillé à l'organisateur de s'entraîner avant pour ne pas découvrir l'outil avec les gens... ;-)

Cette appli est destinée à vous aider à communiquer sur les sensations, émotions et besoins de chacun lors d’une réunion à distance. Comme vous l’utiliseriez en présentiel, avec la Roue en carton de L’Autrement Dit , cette application vous permet de continuer à le faire, en ligne.

Vous utilisez donc votre format habituel de connexion (Zoom, Meet, Teams, … par exemple) et en parallèle, vous ouvrez un onglet avec cette application qui vous permet de partager votre écran pour guider les participants.

Eux aussi utilisent le format de réunion que vous avez choisi et peuvent, dans un autre onglet, utiliser la Roue des Émotions.

1 .    Se connecter à l’appli La Roue des Émotions en tant qu’organisateur

Vous avez reçu dans votre boîte mail un message vous invitant à vous connecter en cliquant sur définir mon mot de passe

Entrez votre adresse mail et créez votre mot de passe.

Si vous souhaitez ne pas devoir entrer ces données à chaque connexion, vous pouvez cocher : « Se souvenir de moi ».

Puis cliquez sur « Connexion »

    Vous arrivez alors sur votre espace « Tableau de bord »

Créer une réunion

Cliquez sur l’onglet « Réunions »

Ensuite sur « Créer »

Vous pouvez personnaliser votre réunion en sélectionnant une image dans vos fichiers. Vos participants seront accueillis par cette image quand ils cliqueront sur le lien d’invitation à la réunion que vous leur enverrez.

 

Complétez une description courte puis longue de votre réunion (de ses objectifs…) et pensez à sauvegarder . Les participants auront accès à ces informations dans le mail d’invitation qu’ils recevront.

Ajouter une étape

C’est à cette étape que vous programmez l’utilisation de la Roue des Émotions dans le fil de votre réunion. Vous pouvez choisir un titre, une question pour laquelle vous leur donnerez accès à la Roue des Émotions. En cliquant sur « Modifier » vous pouvez également faire des modifications à chaque étape.

 

Dans «  Choisissez comment les participants pourront répondre  » : vous avez le choix d’offrir l’accès à la Roue des Émotions ou un espace de texte libre.

Pensez ensuite à cliquer sur « Ajouter » pour enregistrer votre étape.

Vous pouvez ajouter autant d’étapes que vous le souhaitez en répétant cette procédure.

 

Ordre  : Vous pouvez décider de l’ordre d’apparition de vos questions (étapes). Si vous souhaitez intercaler une question ou consigne, il vous suffit de modifier l’ordre et d’ajouter une étape. Ci-dessous, l’organisateur a choisi une 2^e étape sous forme de texte. En-dessous, vous constatez que la 1^re étape est enregistrée.

Une fois que vous aurez cliqué sur « Ajouter », la 2^e étape sera ajoutée sous la 1^re.

Étapes de la réunion  :

Vous avez un aperçu de toutes les étapes de votre réunion.

 

Ajouter des participants  :

C’est là que vous invitez les participants à votre réunion.

En cliquant sur « Ajouter », l’envoi du mail d’invitation aux participants se fait directement.

 

Sur la gauche, sous le titre « Ajouter des participants », vous pouvez contrôler le nombre d’invitations qu’il vous reste. Si vous en manquez, cliquez sur « Ajouter plus d’invitations » pour en acheter de nouvelles, vous serez dirigés vers le shop de L’Autrement Dit.

Invitations en attente  :

Il s’agit de participants qui n’ont pas encore cliqué pour confirmer leur participation. Vous pouvez décider d’annuler ces invitations (et récupérer cette invitation pour un usage ultérieur). Attention, si le participant a accepté l’invitation, il n’est plus possible de l’annuler.

Participants  :

Les personnes de cette liste ont accepté l’invitation et auront accès à votre réunion dès que vous l’aurez débutée.

Supprimer la réunion  :

Attentions, si vous cliquez sur le bouton rouge, toutes les données de la réunion seront effacées définitivement. Pensez à télécharger les données que vous souhaitez conserver.

Une fois que vous avez complété les préférences de votre réunion et envoyé les invitations aux participants, vous pouvez ouvrir la réunion (bouton rouge en haut à droite).

Ouvrir la réunion

Quand vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez cliquer sur « Commencer la réunion ».

A ce moment-là, tous vos participants ont accès à toutes les étapes de votre réunion. Ils peuvent donc naviguer à leur guise dans les étapes et compléter à leur rythme chacune.

Chaque participant peut décider de partager les réponses à tout le monde ou à l’organisateur uniquement.
Pensez à rappeler aux participants que lorsqu'ils sont sur l'appli, les gens sont toujours visibles sur la plateforme de réunion (si leur caméra reste allumée).

Utiliser une souri est nécessaire (avec la roulette, on peut faire tourner la Roue des émotions plus facilement).

L'appli est prévue pour être utilisée sur un ordinateur (et pas sur un smartphone).

Clôture de la réunion et réponses des participants :

Au moment où vous clôturez la réunion, vous avez accès au « Résumé », c’est le bouton en haut à droite

Ici capture d’écran

 

Vous y trouverez les réponses des participants (privées ou partagées à tous les participants). Vous pouvez partager cet écran lors de votre réunion. Cependant, soyez attentif à ne pas partager celles qui seraient privées, et que vous pouvez trouver en cliquant sur le bouton rouge « Afficher les réponses privées » .

Quand le participant clique sur "partage avec les autres", il est important de leur préciser que cela passe par vous, cela ne se fait pas automatiquement.

Attention, les participants peuvent débuter la réponse aux questions dès que vous ouvrez la réunion. Si vous ne le souhaitez pas, il est important de leur préciser, vous ne pouvez pas verrouiller le déroulé de la réunion.

Attention aussi: s'ils cliquent sur "commencer" avant que l'organisateur n'ouvre la réunion, ils ne pourront pas entrer dans la réunion.

Si un participant répond en retard, sa réponse ne sera visible que si vous rafraichissez votre page.

Tant que vous ne cliquez pas sur "Terminer", les gens peuvent modifier leurs réponses...

 

Par sécurité, un message vous demandera de confirmer si vous voulez vraiment partager ces réponses privées.

Tableau de bord

Liste de toutes vos réunions.

Bonnes réunions :-)

Si une question persiste, envoyez-nous un mail à

info@lautrementdit.net